Un documento conocido, una forma diferente de trabajar

El documento de control administrativo identifica los datos esenciales de una operación de transporte: quién contrata el servicio, quién lo realiza, qué mercancía se transporta, su origen y destino, la fecha y los vehículos utilizados.

Hasta ahora, este procedimiento podía resolverse mediante documentación en papel, pero desde el 5 de octubre, en las operaciones afectadas, el documento debe ser electrónico y cumplir unos requisitos técnicos concretos.

La normativa establece que debe generarse digitalmente en formato PDF, incorporar un código QR y disponer de una dirección web específica que permita su descarga directa cuando sea requerida por los servicios de inspección.

Por tanto, no es suficiente con escanear un documento en papel y guardarlo en el ordenador.

El DECA debe estar generado antes del inicio efectivo del servicio y el conductor debe disponer de una copia, que puede llevar en su teléfono móvil o impresa con el correspondiente código QR.

La obligación afecta principalmente al transporte público interior de mercancías por carretera, aunque existen determinadas exenciones. Además, tanto el cargador contractual como el transportista efectivo tienen responsabilidades en la formalización del documento.

El verdadero reto está en la gestión diaria

Sobre el papel, generar un documento con los datos de un transporte puede parecer una tarea sencilla, pero la perspectiva cambia cuando una empresa organiza decenas o cientos de expediciones, trabaja con distintos clientes, utiliza vehículos diferentes y necesita hacer llegar la documentación a varios conductores.

El problema deja de ser únicamente administrativo y se vuelve también organizativo.

Introducir repetidamente los mismos datos, comprobar que la información es correcta, localizar un documento emitido o gestionar una modificación durante el trayecto puede consumir un tiempo considerable si no existe un procedimiento bien definido.

A esto se suma la necesidad de conservar los documentos electrónicos durante al menos un año y mantener su disponibilidad conforme a la normativa.

La digitalización, por sí sola, no elimina estas dificultades, y para que resulte útil, tiene que integrarse en la forma de trabajar de cada empresa.

De una obligación normativa a una solución práctica

Precisamente de esa necesidad nace la aplicación DECA desarrollada por Montec Marketing.

Como empresa especializada en desarrollo de software y soluciones digitales, en Montec hemos abordado este cambio desde una perspectiva muy concreta: facilitar la generación y gestión de los documentos electrónicos sin complicar el trabajo de quienes los utilizan.

La herramienta permite preparar los datos del transporte, generar el documento en PDF con su correspondiente código QR y ponerlo a disposición del conductor.

También incorpora funcionalidades orientadas al trabajo habitual de agencias y transportistas, como la utilización de plantillas, datos recurrentes, gestión de usuarios y consulta de documentos.

La idea es sencilla: que una empresa no tenga que empezar desde cero cada vez que organiza una nueva expedición.

Para una agencia que coordina numerosos servicios, esto supone disponer de un proceso documental más ordenado; para una empresa de transporte, facilita la preparación y localización de la información, y para el conductor, permite acceder a lo que necesita sin tener que gestionar herramientas complejas.

El desarrollo parte de una premisa fundamental, que es que la tecnología debe adaptarse a la operativa del transporte, no obligar al transporte a adaptarse a la tecnología.

Naturalmente, ninguna aplicación sustituye la responsabilidad de facilitar datos correctos ni de comprobar qué obligaciones corresponden a cada operación; su función es ayudar a que el procedimiento sea más sencillo, ágil y controlado.

Digitalizar también puede ser una oportunidad

Aunque la obligatoriedad del DECA responde a un cambio normativo, sus efectos pueden ir más allá del cumplimiento administrativo.

Disponer de la documentación organizada, reducir la introducción repetitiva de información y facilitar la comunicación entre oficina y conductor son mejoras que pueden resultar útiles con independencia de la exigencia legal.

Para muchas pequeñas empresas y profesionales autónomos, la cuestión no es incorporar grandes plataformas tecnológicas, sino encontrar herramientas proporcionadas a sus necesidades.

Y para las agencias con un volumen elevado de expediciones, el objetivo es que la documentación pueda gestionarse con la misma agilidad que el resto de la actividad.

El DECA supone, en definitiva, un nuevo paso en la digitalización del transporte de mercancías en España.

La obligación ya está en vigor. Ahora, el desafío consiste en convertirla en un procedimiento cotidiano, fiable y lo suficientemente sencillo como para que no interfiera en aquello que realmente importa: que la mercancía llegue a su destino.